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Directive de Pratique sur la gestion des instances

Le Tribunal de discipline des médecins et chirurgiens de l’Ontario a pour mission de résoudre les instances disciplinaires avec impartialité et célérité. La présente directive fournit une orientation aux participants aux instances du Tribunal. Les principes énoncés ci-après ne sont pas des règles au sens des Règles de procédure du Tribunal.

Le Tribunal utilise la gestion des instances pour s’assurer que les instances se déroulent de façon impartiale et avec célérité, et ce, dans l’intérêt public. La gestion des instances permet aux parties de travailler ensemble dans un cadre plus informel pour régler les différends procéduraux de manière équitable et rapide. Cette directive de pratique explique la manière dont le Tribunal applique la gestion des instances dans le cadre de ses procédures.

Quel est le format d’une conférence de gestion de l’instance (CGI)?

Les CGI se déroulent par vidéoconférence. Elles durent normalement une heure, mais peuvent prendre plus ou moins de temps. La durée dépend du nombre et de la nature des questions à aborder. La plupart des CGI prennent une heure.

Le Tribunal peut gérer un dossier par écrit sans tenir de CGI pour répondre à de nouveaux développements ou à des questions en évolution.

Qui dirige la CGI?

Le président de gestion de l’instance dirige la conférence de gestion de l’instance ; il est un membre du Tribunal désigné par le président du Tribunal. Le président de gestion de l’instance est habituellement un avocat et un arbitre chevronné.

Dans la plupart des cas, le président de gestion de l’instance dirigera l’instance de la première CGI jusqu’au début de l’audience. À moins que les parties n’y consentent, le président de gestion de l’instance qui a participé aux discussions sur les forces et les faiblesses des éléments de preuve ou les règlements possibles ne siège pas comme membre du sous-comité d’audience.

Que se passe-t-il lors d’une conférence de gestion de l’instance?

La gestion des instances permet de s’assurer que le temps alloué aux audiences du Tribunal est utilisé de la manière la plus efficace possible. Le président de gestion de l’instance travaille avec les parties pour cerner les questions juridiques et procédurales qui pourraient survenir pendant l’audience et s’assure que le temps d’audience est suffisant et les ajournements sont évités. La CGI est également une occasion pour les parties de discuter ouvertement de l’affaire et de rechercher des voies d’entente ou de règlement.

Pour que la préparation de l’audience reste sur la bonne voie, le président de gestion de l’instance peut donner les ordres et les directives indiqués à la règle 9.5.2, notamment :

  • en fixant des dates pour les audiences ou les motions, ou en les ajournant ; 
  • en rendant des ordonnances en vertu de la règle 2 ; 
  • en donnant des directives pour la divulgation ; 
  • en exigeant des déclarations de témoin supplémentaires ou mieux étoffées ; 
  • en décidant de l’ordre de présentation des témoins ; 
  • en donnant des directives en vertu de la règle 8 ; 
  • en donnant des directives en vertu de la règle 14 ; 
  • en permettant l’interrogatoire d’un témoin avant l’audience ; 
  • en établissant les délais pour la remise de rapports d’experts et de tout rapport d’expert produit en réponse ; 
  • en réglant les objections relatives à un expert proposé ; 
  • en décidant la manière dont la preuve d’expert sera présentée ; 
  • en entendant les motions préalables à l’audience et en statuant sur ces dernières ; 
  • en établissant un échéancier pour les étapes des procédures ou la remise de documents ; 
  • en établissant des limites au temps consacré aux observations orales et au nombre de pages des observations écrites ; 
  • en donnant des directives pour que les contrinterrogatoires sur affidavit aient lieu uniquement devant un sténographe judiciaire ou le président de gestion de l’instance ;
  • en explorant et en appliquant des procédures de rechange aux procédures juridictionnelles ou accusatoires traditionnelles.

Le président du Tribunal, avec l’avis du président de gestion de la cause, peut également ordonner que certaines motions soient entendues par le sous-comité d’audience dans le cadre de l’audience sur le fond.

Confidentialité de la CGI – Pourquoi est-ce important?

Les conférences de gestion des instances ne sont pas ouvertes au public et les exposés sur la conférence ne font pas partie du dossier public de l’instance. Les discussions portant sur les forces ou les faiblesses de la position d’une partie et toute discussion portant sur un règlement sont faites « sous toutes réserves ». Par conséquent, elles ne peuvent pas être invoquées pendant l’audience ni communiquées à quiconque de quelque façon que ce soit, à moins que les parties et le Tribunal en conviennent. Voir la règle 9.3.1 du Tribunal.

La confidentialité de la CGI est essentielle pour encourager des discussions justes et franches et la recherche de voies de résolution relatives à certaines ou à toutes les questions en litige.

Qu’est-ce que le mémoire de la conférence de gestion de l’instance?

Les deux parties doivent préparer un mémoire de CGI. L’Ordre doit remettre son mémoire de CGI au plus tard 20 jours avant la tenue de la première CGI. Le mémoire du membre doit être remis au plus tard 10 jours avant la tenue de la première CGI. Voir la règle 9.4.3 du Tribunal.

Les mémoires de CGI sont remplis au moyen du formulaire 9 du Tribunal.

Le mémoire de CGI explique la théorie de la cause de la partie et les questions juridiques qui, selon la partie, sont en litige. Il fournit des renseignements utiles pour le processus de planification des audiences, notamment une estimation du nombre de jours d’audience, le nombre de témoins, la question de savoir si la partie appellera des témoins experts et si des motions préparatoires à l’audience sont envisagées. Le mémoire énonce également la position de la partie sur la sanction à imposer et tout règlement éventuel du dossier.

Quand la première conférence de gestion de l’instance a-t-elle lieu?

La première CGI est prévue dans les 150 jours suivant le dépôt de l’avis d’audience auprès du Tribunal. La date et l’heure de la première CGI sont indiquées dans la lettre de présentation envoyée par le greffe du Tribunal aux parties.

Une partie ou un avocat qui n’est pas disponible à la date fixée pour la première CGI doit consulter l’autre partie et proposer deux autres dates et heures auxquelles les deux parties sont disponibles. Les autres dates doivent être fixées dans les deux semaines suivant la date initiale de la CGI. Ces renseignements doivent être fournis au greffe du Tribunal dans les 7 jours suivant la date de la lettre de présentation.

Conférences supplémentaires de gestion de l’instance

Au besoin, le président de gestion de l’instance fixe des CGI supplémentaires. Les parties peuvent demander une CGI à tout moment et aussitôt qu’elles se rendent compte que l’audition efficace et en temps opportun d’une motion ou la tenue efficace et en temps opportun d’une audience fixée pourraient être affectées. Voir la règle 9.5.3

Directives et décisions de la CGI

Le président de gestion de l’instance prépare une directive de gestion d’instance après chaque CGI. Les directives en matière de gestion des instances consignent les échéances et les directives données à la CGI.

Les parties doivent se conformer aux directives et aux ordonnances en matière de gestion des instances. L’omission de le faire, le cas échéant, peut être prise en considération lorsque le Tribunal déterminera s’il y a lieu d’accorder des dépens.

Le président de la CGI décide également des motions et peut rendre des motifs relatifs à la gestion de l’instance. Les directives ou les motifs de gestion des instances peuvent être rendus à l’initiative du président de gestion de l’instance ou en réponse aux communications écrites ou aux observations des parties ou des participants. Voir la règle 9.5.4

Exemples de motifs relatifs à la gestion de l’instance :

Entrée en vigueur : le 1er janvier 2023