Directive de pratique sur le format des documents

Le Tribunal a pour mission de résoudre les instances disciplinaires avec impartialité et célérité. Cette directive fournit des orientations aux participants aux procédures du Tribunal. Les principes énoncés ci-après ne sont pas des règles au sens des Règles de procédure du Tribunal.

Quel format de document le Tribunal accepte-t-il?

Aux termes de la règle 1.5.2, les documents déposés auprès du Tribunal doivent être en format électronique. La présente directive de pratique fournit des renseignements sur la façon de formater et de nommer vos documents et de les déposer auprès du Tribunal.

Quel format électronique dois-je utiliser?

Le Tribunal vous encourage à utiliser le format PDF, mais vous pouvez utiliser d’autres formats, comme .doc, .ppt et .xlsx. Tous les documents électroniques doivent pouvoir faire l’objet d’une recherche textuelle.

Le document complet doit être contenu dans un seul fichier électronique.

Ai-je besoin d’un index, d’une table des matières, de numéros de page, de signets ou du surlignage?

Les mémoires, les observations écrites, les recueils de documents et les recueils de textes à l’appui doivent être paginés et comprendre un index ou une table des matières.

Les numéros de page doivent commencer à partir de 1 à la première page ou de la page de titre, afin que les numéros de page correspondent à ceux du fichier PDF. Pour ce faire, il est préférable d’utiliser la fonction de numérotation de Bates dans le logiciel Adobe Acrobat, qui est expliquée ici (https://helpx.adobe.com/ca_fr/acrobat/using/add-headers-footers-pdfs.html).

Si vous avez plus d’un document dans un fichier PDF, par exemple un recueil de textes à l’appui ou de documents, vous devez numéroter chaque document et lui ajouter un signet. Vous devez également ajouter un signet à l’index ou à la table des matières des observations écrites et des mémoires. Consultez la page https://www.adobe.com/acrobat/hub/how-to/learn-to-add-bookmarks-to-a-pdf (en anglais seulement).

Si un document électronique est une copie numérisée d’un document physique, la numérisation doit être effectuée à 300 ppp et en couleurs, et non en niveaux de gris.

Veuillez surligner les passages clés dans votre recueil de textes.

Comment dois-je nommer les documents électroniques?

Les noms de fichier de tous les documents électroniques doivent commencer par une description du document. Incluez le numéro de dossier du Tribunal et indiquez la partie qui dépose les documents (Ordre, inscrit, tiers ou conjointe). Si le document fait l’objet d’une ordonnance interdisant l’accès au public ou que vous prévoyez demander une telle ordonnance, il faut inscrire « AccèsPublicInterdit » immédiatement après le code du document. N’utilisez pas d’espaces dans les noms de vos fichiers. Utilisez plutôt des traits de soulignement.

Le format suivant doit être utilisé :

Document-Description_Partie_NomDossier_NuméroDossier

Document-Description_AccèsPublicInterdit_Partie_NomDossier_NuméroDossier (pour les documents assujettis à une ordonnance interdisant l’accès au public).

Comment puis-je déposer des documents électroniques auprès du Tribunal?

La Règle 1.5.2 exige que les documents soient déposés par courriel, par service de transfert sécurisé de fichier ou par tout autre moyen ordonné ou permis par le Tribunal.

Décrivez toujours le document dans la ligne d’objet de votre courriel et incluez le numéro de dossier du Tribunal et le nom du dossier. Indiquez qu’il s’agit d’un dépôt.

Exemples :

Objet : Dépôt | Doe_21-103 | Avis de motion de l'inscrit

Objet : Dépôt | Doe_21-103 | Mémoire de l’Ordre et recueil de textes à l’appui

Existe-t-il des exceptions à la règle sur les documents électroniques?

Dans de rares cas, il peut être nécessaire de produire le document physique original. En cas de dépôt d’un document physique, il faut tout de même déposer une copie électronique, si possible.

Modifiée : le 15 mai 2024