Directive de pratique sur la publicité des instances et la protection de la vie privée

Introduction

Les instances des tribunaux administratifs doivent être ouvertes au public, à moins qu’il n’y ait une bonne raison de déroger à ce principe. Il s’agit d’une exigence constitutionnelle, protégée par la garantie de la liberté d’expression du para. 2 b) de la Charte canadienne et des droits et libertés. Elle s’applique à l’audience ainsi qu’aux documents déposés pour et à l’audience.

Dans les instances de discipline en matière de santé, la preuve est souvent formée de renseignements personnels sur la santé de personnes qui ne sont pas parties à l’instance, obtenus par le biais des pouvoirs d’enquête de l’Ordre. Bien qu’il ne s’applique pas directement à la preuve dans les instances du Tribunal, l’article 36 de la Loi sur les professions de la santé réglementées reflète l’importance du caractère confidentiel des renseignements détenus par l’Ordre. L’intérêt qu’il y a à protéger la vie privée des particuliers concernés par les dossiers médicaux est également reconnu dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Les Règles de procédure et la jurisprudence du Tribunal établissent un équilibre entre les principes de publicité et de protection de la confidentialité des renseignements personnels sur la santé.

Comment regarder une audience

Les audiences du Tribunal sont diffusées en direct. Pour obtenir le lien pour une audience, cliquez ici. Il est interdit d’enregistrer ou de faire des captures d’écran des audiences du Tribunal.

Divulgation

La divulgation que l’Ordre fournit à un membre ou à son représentant doit demeurer confidentielle et ne servir qu’aux fins de l’instance ou conformément à la loi, sauf ordonnance contraire du Tribunal : voir la règle 7.1.5 et la décision College of Physicians and Surgeons of Ontario c. Gill. La règle s’applique aux documents recueillis en cours d’enquête et à ceux fournis par l’Ordre dans le cadre de la divulgation. Elle ne rend pas confidentiels des documents par ailleurs publics et n’applique pas de nouvelles restrictions à des documents que le membre possède déjà. Si un document devient public pendant le processus judiciaire, la règle ne s’applique plus.

Documents publics

Les documents suivants, une fois déposés auprès du Tribunal, sont publics sauf ordonnance contraire du Tribunal (voir la règle 2.1.2), ou à moins qu’ils ne soient fournis pour une conférence de gestion de l’instance :

• avis d’audience ;
• avis de requête ;
• états détaillés ;
• exposés conjoints des faits ;
• avis de motion ;
• dossiers de motion ;
• recueils de textes à l’appui ;
• mémoires ;
• observations écrites à moins d’être déposées dans le cadre d’une conférence de gestion de l’instance ;
• pièces, y compris toute pièce marquée aux fins d’identification ;
• directives de gestion de l’instance ;
• ordonnances ; et
• motifs

Le Tribunal donne accès à ces documents à quiconque en fait la demande. Pour demander des copies de documents publics, remplir ce formulaire en ligne.

Transcriptions

Toutes les audiences du Tribunal sont enregistrées de sorte qu’une transcription puisse être faite sur demande. Si une personne autre qu’un participant à l’audience demande une transcription, le Tribunal caviardera les renseignements personnels sur la santé, le dossier médical du patient, le nom des patients et toute autre information susceptible d’identifier un patient avant de la remettre au demandeur : règle 2.1.4.

Pour commander une transcription, écrivez au Tribunal à tribunal@opsdt.ca. Nous vous mettrons en contact avec le service de sténographie judiciaire qui produit nos transcriptions. Veuillez noter que vous devrez payer des frais au service de sténographie judiciaire.

Documents non publics

Les documents suivants ne sont pas publics (voir les règles 2.2.3 et 2.2.4) :

• les dossiers médicaux des patients ;
• le nom du patient ou tout renseignement qui pourrait l’identifier ; 
• les renseignements personnels sur la santé du patient, sauf si ces détails sont importants pour régler les questions en litige ;
• le numéro d’assurance sociale et le numéro d’identification d’employé ;
• les numéros de facturation de l’Assurance–santé de l’Ontario, les numéros de carte santé, les numéros d’entreprise ou les numéros de compte de TPS/TVH ;
• la date de naissance (à moins que l’information soit nécessaire, auquel cas seule l’année peut apparaitre) ;
• le nom de toute personne âgée de moins de 18 ans ;
• les numéros de compte des banques ou autres institutions financières ;
• tout autre document faisant l’objet d’une ordonnance du Tribunal pour en interdire l’accès au public.

Dépôt de documents et caviardage

Avant de déposer un document contenant des renseignements figurant dans la liste ci-dessus, le représentant ou les parties autoreprésentées doivent déterminer s’il est nécessaire que le sous-comité prenne en compte ces renseignements pour prendre sa décision. Sinon, les renseignements détaillés doivent être caviardés avant que le document ne soit déposé. Si le sous-comité n’a pas besoin de caviarder les renseignements, une seule version du document est déposée.

Si le sous-comité doit examiner les renseignements détaillés (p. ex., le nom du patient), la partie doit déposer deux versions du document : une version publique avec caviardage et une version non publique sans caviardage. Les dossiers médicaux des patients ne doivent pas être caviardés et doivent être déposés en tant que document distinct non public. Le Tribunal peut exempter une partie de l’obligation de caviarder si le processus est trop lourd ou pour d’autres raisons.

Les parties doivent identifier les documents qui ne sont pas publics lorsqu’elles les déposent, que ce soit avant l’audience auprès du greffe du Tribunal ou lors de l’audience auprès du sous-comité.

Interdiction de publication automatique

Chaque audience du Tribunal fait d’emblée l’objet d’une interdiction de publication qui permettrait d’identifier des patients ou de communiquer les renseignements personnels sur la santé des parties : règle 2.2.2. Le Tribunal, dans le cadre d’une conférence de gestion de l’instance ou d’une audience, peut lever l’interdiction en tout ou en partie, ou y ajouter des restrictions. Le Tribunal accèdera généralement à la demande d’un patient qui souhaite lever l’interdiction d’utiliser son nom.

Demandes élargies d’interdiction de publication ou d’ordonnance interdisant l’accès au public

Si quiconque souhaite demander une interdiction de publication plus large ou différente de celle prévue par les règles ou que d’autres types de documents ne soient pas rendus publics, cette personne doit en faire la demande en vertu de la règle 2.2.8. La demande peut être tranchée lors d’une audience ou sur dossier.

Le demandeur doit livrer et déposer un formulaire 2A au moins sept jours avant la date d’audience où il formulera sa demande, s’il désire le faire oralement. Si le demandeur souhaite que l’affaire soit entendue sur dossier, le Tribunal attendra au moins sept jours avant de prendre une décision.

Le formulaire 2A sera publié sur le site Web du Tribunal au https://opsdt.ca/fr/audiences/notices-to-the-media. Sauf directive contraire du Tribunal, le fait d’afficher ce formulaire vaut avis aux médias de la demande. Tout représentant des médias qui souhaite présenter des observations sur l’interdiction proposée devrait écrire à tribunal@opsdt.ca. Le Tribunal les informera des étapes à suivre.

Le Tribunal ne rendra une ordonnance que s’il conclut que :

1. la publicité des débats pose un risque sérieux pour un intérêt public important ;
2. d’autres mesures raisonnables ne permettront pas d’écarter ce risque ;
3. les avantages de l’ordonnance l’emportent sur ses effets négatifs en matière de transparence.

Consultez la décision de la Cour suprême Sherman (Succession) c. Donovan, 2021 CSC 25 et la règle 2.2.10. Le demandeur doit présenter des observations orales à l’audience ou des observations écrites sur la manière dont l’ordonnance proposée satisfait à ce test, même s’il n’y a pas d’objection.

Documents déposés avant le 1^er janvier 2023

La règle 2.3 prévoit un autre processus pour les documents déposés avant l’entrée en vigueur des règles actuelles le 1^er janvier 2023. Ce processus tient compte des règles qui étaient en vigueur au moment du dépôt des documents, en vertu desquelles le Tribunal procédait à tous les caviardages nécessaires et les parties pouvaient s’opposer à la publication des documents.

Pour demander des documents antérieurs à 2023, déposez une motion en utilisant le formulaire 2B. Le Tribunal enverra la motion et les caviardages proposés aux parties et les invitera à présenter leurs observations. Cette motion sera tranchée sur dossier, sauf directive contraire du Tribunal. Toute partie qui s’oppose à l’accès aux documents doit prouver que les critères de la règle 2.2.10 sont satisfaits.

Toute partie qui s’oppose à l’accès doit déposer ses observations au plus tard une semaine à compter de la date à laquelle le Tribunal lui a envoyé la motion. Les autres parties ne sont pas tenues de répondre, sauf instructions contraires du Tribunal.

Les parties à une motion en vertu de la règle 2.3 sont censées agir rapidement. Voir la décision College of Physicians and Surgeons of Ontario v. Fagbemigun, 2022 ONPSDT 24.

Si la motion est accordée, les documents seront fournis au demandeur par voie électronique.