Directive de pratique sur les audiences à distance

Le Tribunal de discipline des médecins et chirurgiens de l’Ontario a pour mission de résoudre les instances disciplinaires avec impartialité et célérité. Cette directive de pratique fournit des renseignements aux participants à une instance disciplinaire. Elle ne constitue pas une règle au sens des Règles de procédure du Tribunal.

Qu’est-ce qu’une audience à distance?

Il s’agit d’une instance du Tribunal qui se tient, en tout ou en partie, autrement qu’en personne. Une audience à distance peut se tenir par écrit, par conférence téléphonique, par vidéoconférence ou par un autre moyen technologique. À l’heure actuelle, la plupart des audiences à distance du Tribunal ont lieu par le biais de la plateforme de vidéoconférence Zoom.

Qui décide du format de l’audience?

C’est généralement le président de gestion de l’instance, au moment où les dates de l’audience sont fixées, qui décide du format de l’audience, après consultation des parties.

S’il existe un désaccord sur le choix de tenir une audience entièrement ou partiellement à distance, le président de gestion de l’instance peut trancher la question ou ordonner qu’elle soit débattue devant un autre membre ou le sous-comité d’audience.

Une fois l’audience entamée, le sous-comité traite souvent des nouvelles questions qui se posent. Il est possible qu’il conclue qu’un autre format offrirait une audience plus équitable ou un moyen plus proportionné de mener une partie de l’audience ou toute l’audience.

Facteurs pris en compte au moment de décider du format d’une audience

La plupart des audiences, des motions et des conférences de gestion d’instance se tiennent à distance. Le Tribunal peut mener certaines instances ou parties d’instances en personne. Ce sont les lignes directrices ci-dessous ainsi que les règles du Tribunal qui régissent le choix du format d’une audience donnée.

Type d’audience

Les audiences sur les motions et les conférences de gestion de l’instance se tiennent à distance, sauf décision contraire du Tribunal. Les motions sur consentement sont présentées à l’écrit. Généralement, dans les instances où la preuve est produite par le moyen d’un exposé conjoint des faits, l’audience se déroule à distance, par vidéoconférence.

Étapes de l’audience

Différentes étapes d’une audience peuvent se tenir selon différents formats. Par exemple, le Tribunal peut ordonner que le plaidoyer final se tienne par vidéoconférence à l’issue d’une audience où certains ou la totalité des témoins ont comparu en personne. Inversement, dans le cadre d’une audience tenue en personne, un témoin peut être autorisé à comparaitre par vidéoconférence depuis un autre endroit.

Facteurs

L’objectif premier du Tribunal est de déterminer quel format est le plus à même de permettre une instance proportionnée, équitable et efficace. La règle 14.1.3. établit cinq facteurs qui doivent être pris en compte pour cette décision :

le mandat du Tribunal d’assurer l’intérêt public ;

Lorsque le Tribunal applique ces facteurs, les questions relatives à la crédibilité, et leur importance, constituent un aspect important. Il ne faut cependant pas en déduire que toutes les audiences où la crédibilité est en jeu se tiendront en personne, non plus que la capacité d’un décideur à évaluer de façon juste la crédibilité d’un témoin est moindre dans le contexte d’une audience à distance. Toute question de crédibilité est tranchée par le recours à un examen logique de ce qu’un témoin a dit, plutôt que de la façon dont il l’a dit. Cependant, le Tribunal reconnait que les interrogatoires et contrinterrogatoires de témoins peuvent parfois se dérouler de façon plus spontanée et naturelle en personne que par vidéoconférence.

Devoir se déplacer à Toronto pour une audience peut représenter un engagement considérable sur le plan de l’argent et du temps pour les personnes qui résident hors de la région du Grand Toronto. Il s’agit là d’un autre facteur important pour déterminer si un témoin peut comparaitre à distance.

Le Tribunal reconnait que l’absence d’accès à des moyens technologiques ou à une connexion Internet stable peut représenter un obstacle à la participation à une audience à distance. Si la demande lui en est faite, le Tribunal fera ce qui est en son pouvoir pour que tout support technologique requis soit mis à la disposition des participants par le biais du service informatique de l’OMCO.

Pour en savoir plus sur l’approche du Tribunal relativement au format des audiences, veuillez prendre connaissance de la décision College of Physicians and Surgeons of Ontario v. Dr. X, 2021 ONCPSD 38.

Toutes les audiences sont publiques

Les audiences en personne et à distance sont toutes publiques, sauf si le Tribunal en décide autrement. Les audiences à distance sont webdiffusées sur une chaine privée, et ne nécessitent qu’une connexion Internet pour être visionnées. Pour les audiences en personne, elles peuvent également être webdiffusées, et la salle où elles se tiennent offre des places assises au public. Pour en savoir plus sur les prochaines audiences, veuillez visiter le site Web du Tribunal. Si vous souhaitez obtenir le lien de la webdiffusion d’une audience ou de l’information pour y assister en personne, veuillez écrire à tribunal@opsdt.ca.

Il est interdit d’enregistrer une audience

Il est interdit pour une personne qui assiste à une audience d’en faire un enregistrement ou d’en saisir des images photographiques ou des captures. Le non-respect de cette règle peut entrainer l’imposition d’une amende pouvant aller jusqu’à 25 000 $ ; voir l’article 29 de la Loi sur l’exercice des compétences légales.

Un sténographe est présent à chaque audience. Si vous souhaitez acheter la transcription d’une audience tenue avant le 1^er septembre 2021, veuillez communiquer avec le greffe du Tribunal et nous vous indiquerons quelle entreprise de sténographie contacter.

Pour les audiences tenues après le 1^er septembre 2021, vous pouvez commander une transcription directement de Veritext Court Reporting au https://www.veritext.com/toronto/.

Les documents doivent être produits par voie électronique

La règle 1.5.2 exige que tous les documents déposés dans le cadre d’une instance le soient par voie électronique. La directive de pratique sur le format des documents offre des renseignements sur le protocole de formatage et de nomenclature des documents électroniques. Si une copie papier d’un document est déposée lors d’une audience en personne, la version électronique doit être fournie en même temps ou aussitôt que possible par la suite.

Conseils relatifs à la participation à une audience à distance par vidéoconférence

Que vous participiez à une audience à distance ou en personne, il est attendu que vous vous comportiez de manière respectueuse et courtoise, et que vous suiviez les instructions du sous-comité.

Connectez-vous à l’audience au moins 15 minutes avant l’heure prévue pour vous assurer qu’aucun problème technologique n’est susceptible d’entrainer un retard. Le technicien d’audience attribuera à chaque partie et à leurs avocats une salle de petit groupe avant le début de l’audience, et à chaque pause, les parties regagneront leur salle respective. Vous pouvez utiliser cette salle privée pour tenir des discussions confidentielles.

Tâchez de réduire le plus possible le risque d’interruption pendant l’audience. Éliminez dans la mesure du possible les sources de bruit de fond. Gardez à l’esprit que le son de votre clavier peut être capté par votre microphone. Nous recommandons l’utilisation d’un casque d’écoute branché ou Bluetooth doté d’un microphone.

Fermez toutes les applications sur votre ordinateur qui ne sont pas requises pour l’audience. Activez le mode silence de votre téléphone et pour vos alertes courriel. Gardez votre téléphone à portée de main afin de pouvoir appeler le Tribunal en cas de panne de la plateforme de vidéoconférence.

Rappelez-vous de regarder la caméra le plus possible pendant votre témoignage, quand vous faites des observations ou que vous vous adressez au sous-comité. Assurez-vous que l’arrière-plan visible à l’écran est approprié pour le contexte d’une audience du Tribunal.

Il est important de respecter le principe selon lequel une seule personne peut prendre la parole à la fois. Si vous souhaitez intervenir, veuillez l’indiquer au président du sous-comité en levant la main. Souvenez-vous de prendre des pauses et de parler lentement avec une articulation claire.

Avant l’audience, essayez d’évaluer l’éclairage de la salle d’où vous témoignerez. Il doit permettre à votre visage d’être bien visible. Idéalement, l’éclairage doit venir de derrière votre caméra plutôt que de derrière vous. Gardez également à l’esprit que vous êtes toujours visible à la caméra pendant l’audience ; soyez conscient de vos expressions ou de vos gestes même quand ce n’est pas à vous de parler.

Les témoins dans le cadre d’audiences à distance

Chaque témoin se voit attribuer une salle de petit groupe jusqu’à ce que le Tribunal soit prêt à entendre son témoignage. Le technicien d’audience permettra au témoin de se connecter à l’audience par vidéoconférence.

Lors de l’affirmation solennelle avant les témoignages à distance, le président du sous-comité demande au témoin de faire les deux promesses suivantes, en plus de celle de dire la vérité :

Promettez-vous solennellement que personne ne se trouve dans la pièce avec vous, que vous me le direz si quelqu’un rentre dans la pièce pendant votre témoignage et que vous ne communiquerez avec personne pendant votre témoignage, par tout moyen que ce soit, sauf si je vous autorise à le faire?
Promettez-vous solennellement que vous ne regarderez aucune note, aucun document ou aucun appareil électronique, sauf à ma demande ou à celle d’un avocat?

Si le témoin demande qu’une personne de soutien soit présente pendant son témoignage, il doit l’indiquer au Tribunal, auquel cas le président donnera, au besoin, des instructions à la personne de soutien. Les personnes de soutien ne doivent pas participer à l’audience ni parler au témoin de la preuve qu’il présente. Le Guide du témoin du Tribunal fournit des renseignements aux témoins sur les instances du Tribunal.

Entrée en vigueur : le 1^er janvier 2023