Guide de préparation de l’audience

Avis

Lorsqu’une audience est prévue, le greffe du Tribunal envoie une confirmation par courriel à tous les participants.

Deux semaines avant l’audience, le greffe envoie aux parties un autre courriel, lequel contient des renseignements utiles sur l’audience, notamment des liens d'accès à la technologie utilisée pour mener l’audience électronique, l’accès aux dossiers SharePoint ainsi que le nom des membres du sous-comité de l’audience.

Formulaire de renseignements sur l’audience

Le formulaire de renseignements sur l’audience fournit l’information dont le Tribunal a besoin pendant et après l’audience. Il facilite la participation des témoins; aide le sous-comité, le greffe du Tribunal et le technicien en soutien à l’audience à se référer correctement aux participants; et garantit que les noms des représentants sont bien écrits dans les motifs. Seuls le sous-comité, le greffe du Tribunal et le technicien en soutien à l’audience ont accès au formulaire rempli. Le Tribunal reconnaît que les coordonnées peuvent être confidentielles et n’enverra pas le formulaire aux autres participants.

Chaque participant doit déposer le formulaire rempli au Tribunal dès que possible et au plus tard trois jours ouvrables avant l’audience. Il n’est pas nécessaire de le remettre aux autres participants.

Soutien à l’audience

Le TDMCO travaille avec First Class Conferencing Facilitation Inc. (FCCF) pour gérer ses audiences.

FCCF fournit souvent un soutien technique le jour de l’audience. Le greffe du Tribunal peut fournir le soutien pour certaines audiences.

Vous pouvez obtenir des transcriptions à vos frais. Les détails figurent plus bas.

Technologie de vidéoconférence

Le Tribunal mène toutes les audiences par Zoom. Le flux de Zoom est également diffusé en direct pour le public sur notre page Web de diffusion. 

FCCF offre la possibilité de partager des documents directement sur la plateforme Zoom. Lorsque vous demandez que des documents soient affichés pendant l’audience, veuillez indiquer au technicien si les documents doivent être publiés sur le flux public ou non.

Deux semaines avant l’audience, nous vous enverrons le lien vers la réunion Zoom. Vous devriez vous connecter  à l'application au moins 15 minutes avant le début de l’audience. Si vous souhaitez faire une répétition technique avant l’audience, veuillez contacter le greffe du Tribunal. L’information concernant le soutien technique pour le jour de l’audience sera fournie deux semaines avant l’audience, avec le lien Zoom.

Vous avez deux possibilités pour rejoindre les réunions : au moyen de l’application ou d’un navigateur Web. Veuillez noter que si vous prévoyez d’utiliser une tablette ou un téléphone, vous devez avoir l’application. Si ce n’est pas déjà fait, veuillez l’installer sur votre appareil et la tester longtemps d’avance. Visitez le centre de téléchargement de Zoom pour obtenir les instructions. Si vous le préférez, vous pouvez rejoindre la réunion à partir d’un navigateur Web sur un ordinateur de bureau sans télécharger l’application. Vous trouverez un tutoriel vidéo sur la façon de participer à une réunion Zoom sur le centre d’assistance Zoom.

Seuls les représentants, le médecin concerné et les témoins peuvent utiliser le lien à la réunion que nous fournissons. Veuillez indiquer à toute autre personne qui souhaite regarder l’audience de consulter ce site Web pour obtenir le lien de diffusion : https://firstclassfacilitation.ca/opsdt/.

Seuls le technicien en soutien à l’audience et les sténographes judiciaires peuvent enregistrer l’audience sans l’autorisation du Tribunal (voir l’article 29 de la Loi sur l’exercice des compétences légales).

Documents électroniques

En vertu de la règle 1.5.2 des Règles de procédure du Tribunal et de la directive de pratique sur le format des documents, tous les documents déposés au Tribunal doivent être remis en format électronique et identifiés conformément aux conventions de dénomination appropriées. Vous pouvez déposer des documents avant l’audience auprès du greffe du Tribunal ou pendant l’audience avec l’autorisation du sous-comité. Vous devez remettre toutes les communications aux autres participants, soit avant de les déposer au Tribunal, soit en copie conforme de votre courriel au Tribunal. Si vous les remettez en premier, veuillez également déposer un formulaire de confirmation de remise de documents.

La meilleure façon de déposer des documents à l’avance est par courriel ou par transfert sécurisé de fichiers. Envoyez les documents ou le lien de transfert au Tribunal à tribunal@opsdt.ca. Vous pouvez également utiliser un autre moyen ordonné ou autorisé par le Tribunal, ou accepté par le destinataire pour transmettre ou déposer des documents. Le jour de l’audience, les participants auront accès à un dossier SharePoint pour fournir des documents au technicien en soutien à l’audience, qui les partagera avec tous les participants. Les détails figurent ci-dessous.

Délais

Les délais sont indiqués dans les Règles de procédure et la directive de pratique sur la gestion des instances. Veuillez noter que lorsqu’un document est remis ou déposé après 16 h ou un jour qui n’est pas un jour ouvrable, le document est réputé avoir été remis ou déposé le jour ouvrable suivant : règle 1.4.1 d).

Veuillez éviter les dépôts de dernière minute. Il se peut que le greffe du Tribunal ne soit pas en mesure de traiter les documents déposés après 16 h la veille d’une audience ou le matin de l’audience, et le sous-comité n’aura probablement pas le temps de les lire. Si vous devez déposer des documents à la dernière minute, demandez au sous-comité l’autorisation de le faire lors de l’audience plutôt que de nous envoyer un courriel.

Dossiers SharePoint

Deux semaines avant l’audience, nous vous enverrons des liens vers deux dossiers SharePoint. Ces dossiers permettent à tous les participants d’accéder aux documents et d’en déposer pendant l’audience. Les parties doivent vérifier qu’elles ont accès aux dossiers SharePoint avant l’audience.

Dossier personnel des participants

Chaque participant recevra un lien vers son dossier personnel. L’accès à ce dossier est limité au participant ou à son représentant, au technicien en soutien à l’audience et au greffe du Tribunal. Pendant l’audience, vous pouvez demander au technicien d’afficher ou de distribuer des documents de ce dossier. Si le sous-comité l’autorise, les documents seront considérés comme des pièces ou seront déposés.

Dossier collectif des participants

Les participants, le sous-comité, le technicien en soutien à l’audience et le greffe du Tribunal ont accès à ce dossier, qui contient tous les documents déposés en lien avec l’audience. Si un document est déposé ou est accepté comme pièce pendant l’audience, le technicien en soutien à l’audience le déplacera du dossier individuel du participant vers le dossier collectif et le nommera en conséquence. Cela équivaut à distribuer des exemplaires des documents pendant une audience en présentiel. Vous ne pourrez pas ajouter ou retirer des documents de ce dossier; seuls le greffe du Tribunal et le technicien en soutien à l’audience y sont autorisés.

Membres du sous-comité

Le président du Tribunal affecte un sous-comité à chaque audience en vertu de l’article 38 du Code des professions de la santé. Le sous-comité pour une audience sur le bien-fondé est habituellement composé de cinq membres : deux médecins, deux membres du public et un arbitre expérimenté. Le président du Tribunal peut affecter un sous-comité plus petit aux questions procédurales ou interlocutoires (sans le consentement des parties), ou à d’autres questions si les parties en conviennent : paragraphes 4.2 et 4.2.1 de la Loi sur l’exercice des compétences légales. Deux semaines avant l’audience, nous vous enverrons un courriel indiquant quels arbitres ont été affectées à votre audience. Notre site Web contient les biographies de tous les membres du Tribunal.

Exigence d’un dossier d’audience

En vertu de la règle 12.4.3, chaque partie, ou les parties conjointement, doivent remettre et déposer un dossier d’audience qui comprend une copie de tous les documents qui peuvent être utilisés comme preuve et une liste des témoins prévus. À moins qu’ils ne soient déposés comme pièces, les dossiers d’audience ne font pas partie du dossier public de la procédure et ne sont pas accessibles au public. Pour rendre sa décision, le sous-comité s’appuiera uniquement sur les preuves admises.

Interdiction de divulgation

En vertu de la règle 2.2.2, il est interdit de divulguer le nom des patients, tout renseignement susceptible d’identifier les patients, des renseignements personnels sur la santé ou des dossiers médicaux de patients. Le Tribunal peut ordonner une interdiction de divulgation plus étendue ou modifier l’interdiction automatique. Si vous demandez des ajouts à l’interdiction de publication, vous devez déposer le formulaire 2A au moins sept jours avant cette demande afin de donner un avis aux médias.

Dossier public de l’instance

La plupart des documents déposés au Tribunal font partie du dossier public de l’instance en vertu de la règle 2, et nous les fournissons à tout membre du public qui en fait la demande. La liste des documents qui font partie du dossier public de l’instance figure à la règle 2.1.2.

Les dossiers médicaux de patients, c’est-à-dire les dossiers conservés sous quelque forme que ce soit par un professionnel de la santé agréé dans le cadre de la prestation de ses services à un patient, ne sont pas du domaine public. Veuillez vérifier attentivement si ces dossiers sont nécessaires pour trancher les questions avant de les déposer. Vérifier également s’il y a lieu de caviarder les renseignements qui pourraient identifier des patients. Si vous déposez des documents qui contiennent des dossiers médicaux de patients ou d’autres renseignements visés par une interdiction de publication, que ce soit avant ou pendant l’audience, vous devez en informer le Tribunal afin que celui-ci puisse prendre les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements.

Plus de détails à cet effet figurent dans la règle 2 et la directive de pratique sur les audiences publiques et la vie privée.

Ajournements

Les ajournements ne sont accordés que s’il existe une raison valable étayée par des preuves. Ils ne sont pas automatiques, même si les deux parties y consentent. Les participants doivent informer le greffe du Tribunal dès que possible des motions d’ajournement ou de la nécessité de réduire le nombre de jours d’audience prévus. Les jours d’audience sont précieux. L’établissement du rôle et la préparation de chaque audience requièrent un temps et des ressources considérables. Les ajournements peuvent retarder non seulement la cause ajournée, mais aussi d’autres affaires du Tribunal. Lisez les décisions College of Physicians and Surgeons of Ontario v. Fagbemigun, 2021 ONPSDT 42 et College of Physicians and Surgeons of Ontario v. McInnis, 2022 ONPSDT 28 pour de plus amples renseignements sur l’approche du Tribunal en matière d’ajournements.

Veuillez noter que, conformément à la règle 17.2.1 des Règles de procédure, le Tribunal peut attribuer des frais à une partie qui a obtenu un ajournement dans les 10 jours ouvrables qui précèdent la date d’audience prévue.

Pour plus d’information, consultez la directive de pratique sur les ajournements, sur notre site Web.

Transcriptions

Vous pouvez commander des transcriptions à vos frais en communiquant avec nous, et nous remettrons l’enregistrement à Atchison & Denman Court Reporting Services qui en fera une transcription. Vous n’avez pas besoin de déposer une copie de la transcription au Tribunal, car Atchison & Denman le fait automatiquement. Les prix des transcriptions sont les suivants. Ils comprennent les frais de la copie requise pour le Tribunal :

• livraison en 10 jours : 7,50 $ la page ;
• livraison en 5 jours : 8,25 $ la page ;
• livraison en 2 jours : 9,25 $ la page ;
• livraison le lendemain : 11,25 la page ;
• copies additionnelles : 1,50 $ la page.

Notez que des frais de traitement de 5,50 $ par facture s’appliquent et que les frais de messagerie pour les copies papier sont en sus. Les prix sont sujets à changement.

Si vous avez besoin de transcriptions dans un délai plus court, veuillez contacter Atchison & Denman avant l’audience à airportreception@stenographers.com pour prendre des dispositions, à vos frais.

Assistance supplémentaire

Communiquez avec le greffe du Tribunal à tribunal@opsdt.ca, au 416 968-5173 ou au 1 800 268-7096, poste 919, pour obtenir de plus amples renseignements ou de l’assistance.